¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
Es probablemente la duda más repetida sobre Verifactu, y tiene respuesta clara. La versión corta: sí hasta tu fecha de obligatoriedad, y no después. La versión larga explica por qué, y sobre todo aclara una confusión que hace que mucha gente tire su hoja de cálculo antes de tiempo.
Hasta cuándo puedes seguir como estás
Las fechas vigentes, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, son 1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para los autónomos. Hasta ese día puedes facturar exactamente igual que hoy. Durante 2026 la adaptación es voluntaria, no obligatoria.
Por qué una hoja de cálculo deja de valer
La norma exige que el sistema con el que emites facturas garantice que los registros son inalterables y trazables: cada factura genera un registro encadenado con el anterior mediante una huella digital, de forma que modificar una rompe la cadena y deja rastro.
Una hoja de cálculo o un documento de texto hacen justo lo contrario. Puedes abrir una factura emitida hace tres meses, cambiarle el importe, guardarla y no queda constancia de nada. Ese comportamiento es precisamente el que la norma quiere eliminar, así que no hay forma de adaptar Excel: el problema no es un ajuste, es su naturaleza.
Llevar las cuentas en Excel no es lo mismo que emitir facturas con Excel
Esta distinción se pierde en casi todos los artículos y es importante: lo que se regula es el sistema con el que emites la factura, no tus hojas de control interno.
Puedes seguir usando Excel para tu seguimiento de cobros, tus previsiones de tesorería, tu control de gastos o para cuadrar el trimestre. Nada de eso es un sistema informático de facturación. Lo que no podrás a partir de tu fecha es generar con él la factura que entregas al cliente.
¿Y la factura a mano, en papel?
El reglamento se dirige a quien factura por medios informáticos. Quien emite sus facturas a mano, de un talonario, queda fuera de la obligación.
Es legal, pero seamos realistas: implica numeración manual, cálculos a mano y conservar copias en papel. Para un autónomo con unas pocas facturas al mes puede tener sentido; para el resto, es cambiar un problema por otro mayor.
Y un PDF hecho con una plantilla
Mismo caso que Excel, y aquí te lo decimos claro aunque hablemos de una herramienta como la nuestra: un generador que produce un PDF y no guarda un registro encadenado ni puede comunicarse con la AEAT te sirve hoy y no te servirá cuando llegue tu fecha. Lo que cambia no es el formato del documento, es lo que el sistema tiene que hacer por detrás.
Es mejor que lo sepas ahora y no en junio de 2027.
Qué hacer, en orden
- Hasta tu fecha, sigue como estés. No hay prisa ni sanción posible por esto todavía.
- Usa 2026 para probar sin presión. Es voluntario, así que puedes cambiar con calma y volver atrás si no te convence.
- Cuando elijas programa, comprueba que incorpora la declaración responsable del fabricante: es la forma real de saber si cumple.
- Migra con margen. Cambiar de sistema implica mover histórico y mantener la numeración correlativa, y eso no se hace en una tarde.
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Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal.