Qué datos debe llevar una factura para ser válida
Una factura mal hecha puede darte más de un disgusto: que el cliente la rechace, que no pueda deducirse el gasto o que tengas un problema en una revisión. La buena noticia es que los requisitos están tasados, así que basta con conocerlos una vez para no fallar nunca. Aquí tienes la lista completa y algunos casos particulares.
Los campos obligatorios de una factura completa
Toda factura ordinaria debe incluir, como mínimo:
- Número y, si usas varias, la serie a la que pertenece.
- Fecha de emisión.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de emisión.
- Datos del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del destinatario: los mismos datos del cliente.
- Descripción de la operación: qué se vende o qué servicio se presta.
- Base imponible.
- Tipo de IVA aplicado y su cuota.
- Retención de IRPF, cuando corresponda.
- Importe total de la factura.
Factura completa y factura simplificada
No todas las facturas necesitan el mismo nivel de detalle. La factura simplificada —lo que antes se llamaba ticket— se puede usar en operaciones de importe reducido y no exige todos los datos del cliente. Es habitual en ventas al consumidor final.
Ahora bien, si tu cliente necesita deducir el gasto, te pedirá una factura completa con todos sus datos identificativos. La simplificada le sirve como justificante, pero no siempre para deducir. Ante la duda con un cliente empresa, emite factura completa.
Las facturas rectificativas
Cuando hay un error en una factura ya emitida —un dato equivocado, un importe mal calculado— no se borra ni se reescribe la original: se emite una factura rectificativa que corrige la anterior. Debe identificar claramente cuál es la factura que rectifica y en qué consiste la corrección. Por eso muchos autónomos reservan una serie de numeración específica para las rectificativas, y así las tienen ordenadas y localizables.
Conservación y plazos
Tienes la obligación de guardar tanto las facturas que emites como las que recibes durante el plazo que marca la normativa, que con carácter general es de cuatro años, aunque conviene conservarlas más tiempo por prudencia. Guárdalas ordenadas y accesibles: si alguna vez hay una comprobación, tenerlas a mano te ahorra muchos quebraderos de cabeza.
Un apunte sobre el futuro cercano
A partir de la entrada en vigor de la normativa Verifactu, los sistemas de facturación deberán garantizar que las facturas no se pueden alterar sin dejar rastro. Para los autónomos, esa obligación llega el 1 de julio de 2027. No cambia qué datos lleva una factura, pero sí cómo debe generarla y conservarla el programa que uses.
Para no dejarte ningún campo, crea tu factura con nuestro generador: incluye todos los datos obligatorios por defecto y te avisa si falta alguno.
Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal.