Cómo hacer una factura siendo autónomo, paso a paso
Emitir tu primera factura como autónomo impone un poco, pero en realidad tiene menos misterio del que parece. Una vez entiendes qué campos son obligatorios y cómo se calculan el IVA y la retención, todas las demás salen solas. Aquí lo tienes explicado de principio a fin.
Los datos que toda factura debe llevar
Una factura válida no es un papel cualquiera con un importe: tiene que identificar bien quién cobra, quién paga y qué se cobra. Estos son los elementos que no pueden faltar:
- Número de factura, correlativo y sin saltos.
- Fecha de emisión.
- Tus datos como emisor: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
- Los datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- La descripción de lo que vendes o el servicio que prestas.
- La base imponible, es decir, el importe antes de impuestos.
- El tipo de IVA aplicado y su importe.
- La retención de IRPF, si procede.
- El total a pagar.
Cómo se calcula el IVA
El IVA general en España es del 21 %, y es el que se aplica en la gran mayoría de servicios profesionales. Se calcula sobre la base imponible y se suma al total. Si facturas 1.000 euros de base, el IVA son 210 euros, y la factura sube a 1.210 antes de otras consideraciones.
Ese IVA que cobras no es tuyo: lo recaudas por cuenta de Hacienda y lo liquidas cada trimestre. Conviene tenerlo mentalmente apartado desde el primer momento.
Cuándo se aplica retención de IRPF y cuánto
Aquí está el punto que más se confunde. La retención de IRPF solo se aplica cuando tu cliente es una empresa u otro autónomo, no cuando es un particular.
- Si el cliente es empresa o autónomo, restas la retención de IRPF del total. Ese dinero no lo cobras tú: lo ingresa el cliente en Hacienda a tu nombre, como un adelanto de tu propio impuesto.
- Si el cliente es un particular, no hay retención. La factura lleva IVA, pero nada de IRPF.
El porcentaje general de retención es del 15 %. Los profesionales que empiezan pueden aplicar un tipo reducido del 7 % durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes, lo que mejora la liquidez de los primeros tiempos.
Un ejemplo completo
Supongamos que le facturas 1.000 euros a una empresa, con IVA del 21 % y retención reducida del 7 %:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21 %): +210 €
- Retención IRPF (7 %): −70 €
- Total que te paga el cliente: 1.140 €
De esos, los 70 euros de retención los ingresa la empresa a tu nombre, y los 210 de IVA los liquidarás tú en tu declaración trimestral.
La numeración: un detalle que importa
Las facturas se numeran de forma correlativa y sin huecos. No puedes emitir la factura 5 y luego la 3, ni saltarte números. Puedes usar series distintas si te organizas mejor así (por ejemplo, una para facturas normales y otra para rectificativas), pero dentro de cada serie el orden debe ser continuo.
Errores frecuentes que conviene evitar
- Olvidar el NIF del cliente, sobre todo cuando es empresa.
- Aplicar retención a un particular, que no corresponde.
- Saltarse la numeración correlativa.
- No guardar copia de las facturas emitidas y recibidas: hay obligación de conservarlas.
Con esto ya tienes todo lo necesario. Si quieres ahorrarte los cálculos, crea tu factura gratis con nuestro generador: pones la base y él calcula el IVA, la retención y el total por ti.
Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal.